Transire Intermodal Logistics B.V. respecteert de privacy van klanten, leveranciers, zakenpartners, websitebezoekers en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Transire Intermodal Logistics B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Transire Intermodal Logistics B.V.
Maaswijkweg 7P
3203 LG Spijkenisse
Nederland

Voor vragen over privacy en gegevensbescherming kunt u contact opnemen via:

E-mail: finance@transire-log.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Transire kunnen wij onder andere naam, bedrijfsnaam, functie, zakelijke contactgegevens, adresgegevens, klant- of leveranciersgegevens, factuurgegevens, betalingsgegevens, bankrekeninggegevens, transactiereferenties, dossier- en transportreferenties, correspondentie en andere gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en financiële administratie.

Bij gebruik van onze website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatgegevens en beveiligings- of loggegevens.

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor een concreet bedrijfsdoel.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere om onze logistieke dienstverlening uit te voeren, overeenkomsten met klanten en leveranciers te beheren, facturen te verwerken, betalingen te ontvangen en uit te voeren, openstaande posten te beheren, financiële administratie te voeren, banktransacties te controleren en af te stemmen, fraude en fouten te voorkomen, vragen en correspondentie af te handelen en te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.

De verwerking kan gebaseerd zijn op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd bedrijfsbelang of, wanneer dat vereist is, toestemming.

4. Financiële administratie en Finance OS

Transire gebruikt digitale systemen voor de verwerking en controle van haar financiële administratie.

Daarbij kunnen gegevens uit onder meer boekhoudsystemen, bankrekeningen en operationele systemen worden samengebracht om bijvoorbeeld facturen, openstaande posten, betalingen, banktransacties, crediteuren, debiteuren en cashflow te controleren.

Transire gebruikt hiervoor onder andere een eigen financiële applicatie, Finance OS.

Finance OS ondersteunt medewerkers bij het beoordelen en verwerken van financiële informatie. Waar geautomatiseerde of AI-ondersteunde voorstellen worden gebruikt, blijven financiële beslissingen waarvoor menselijke beoordeling noodzakelijk is onder menselijke controle.

5. Open Banking en bankgegevens

Voor het veilig uitlezen van zakelijke bankrekeninginformatie kan Transire gebruikmaken van een gereguleerde Account Information Service Provider of Open Banking-provider.

Daarbij kan Transire, na de vereiste autorisatie bij de betreffende bank, toegang verkrijgen tot zakelijke rekeninginformatie zoals rekeningidentificatie, valuta, actuele of geboekte saldi, banktransacties, boekingsdata, tegenpartijinformatie en betalingsreferenties.

Deze toegang wordt uitsluitend gebruikt voor financiële administratie, reconciliatie, cashflowbeheer, fraudepreventie en het herkennen en verwerken van financiële transacties.

Open Banking-toegang wordt niet gebruikt om zonder afzonderlijke autorisatie betalingen te initiëren. Indien Transire uitsluitend Account Information Services gebruikt, worden geen Payment Initiation Services geactiveerd.

Bankgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zakelijke financiële doeleinden en niet verkocht aan derden.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen, wanneer noodzakelijk, worden gedeeld met partijen die Transire ondersteunen bij haar bedrijfsvoering, zoals banken, financiële dienstverleners, boekhoud- en administratiesystemen, IT- en hostingproviders, accountants, belastingadviseurs, juridische adviseurs, logistieke partners en bevoegde overheidsinstanties.

Wanneer een derde partij namens Transire persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over gegevensbescherming en beveiliging.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij waar vereist voor passende juridische en organisatorische waarborgen conform de AVG.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Financiële basisgegevens zoals het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie en in- en verkoopadministratie worden in Nederland in beginsel 7 jaar bewaard vanwege fiscale verplichtingen. Voor bepaalde gegevens kunnen langere termijnen gelden.

Andere persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren wij wanneer deze niet langer nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie, geschilafhandeling of wettelijke verplichtingen.

9. Beveiliging

Transire neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige verwerking.

Toegang tot financiële systemen en persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en systemen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

10. Geautomatiseerde ondersteuning en kunstmatige intelligentie

Transire kan geautomatiseerde systemen en kunstmatige intelligentie gebruiken om administratieve processen efficiënter te maken, bijvoorbeeld bij het herkennen van transacties, classificeren van documenten, voorstellen van boekingsrelaties of signaleren van afwijkingen.

Wij gebruiken dergelijke systemen als ondersteuning van onze medewerkers. Wij laten geen beslissingen met aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen uitsluitend door een AI-systeem nemen wanneer menselijke beoordeling vereist is.

11. Uw privacyrechten

Onder de AVG kunt u, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. U kunt ook een eerder gegeven toestemming intrekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft deze rechten als onderdeel van de controle die betrokkenen over hun persoonsgegevens hebben.

Een verzoek kunt u sturen naar finance@transire-log.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren.

12. Klacht indienen

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op zodat wij de situatie kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Cookies en websitegebruik

Onze website kan functionele en technische cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Wanneer wij aanvullende analytische of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, zullen wij daarvoor afzonderlijk toestemming vragen.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.